Сделки с клиентами

Для решения задач, связанных с повышением качества оперативной работы отдела продаж, предусмотрены сделки с клиентами. Использование сделок позволяет зарегистрировать все этапы работы с клиентом (этапы процесса продаж), начиная с момента регистрации потенциального клиента до момента отгрузки товаров клиенту (успешное завершение сделки).

Процесс ведения сделок представлен в виде следующей схемы.

Прохождение каждого этапа процесса продаж может жестко контролироваться используемым бизнес- процессом, менеджером или вообще не контролироваться. Контроль этапов процесса продаж определяется типом сделки:

Типовая продажа – позволяет контролировать каждый этап процесса продажи. Например, менеджер не сможет перейти на этап формирования предложений клиенту, если он не классифицировал клиента, то есть не определил условия продажи, по которым будет осуществляться продажа товаров клиенту,

• Сделки с ручным переходом по этапам – отсутствует жесткий контроль прохождения каждого этапа бизнес-процесса. Менеджер может переходить с одного этапа на другой, пропуская какой –либо из этапов.
• Прочие непроцессные сделки – позволяет использовать сделки с клиентами без регистрации этапов процесса продажи. Такие сделки обычно используются для регистрации выполняемых задач и взаимодействий в рамках долгосрочных проектов.

На одном торговом предприятии можно использовать различные варианты процессов продаж.

Сделка с клиентом – гибкий инструмент прикладного решения, в рамках которого предоставляются следующие возможности:

• просмотр списка документов по сделке,
• регистрация коммерческих предложений,
• регистрация условий продажи,
• формирование заказов поставщику,
• составление плана работ по сделке,
• регистрация взаимодействий.

В этом уроке разберем использование сделок с клиентами.

Данный функционал позволяет отражать в программе многоэтапные продажи (например, участие в тендере), формировать воронку продаж, а также регистрировать доп. затраты по конкретным операциям продажи (не входящие в себестоимость продаваемых товаров).

Покажу, где включается данный функционал:

Отражение сделок в программе

Для того, чтобы начать создавать сделки, предварительно нужно заполнить справочник виды сделок :

Создаем новый вид сделок:

Основной реквизит вида сделок - тип, может быть выбран их трех вариантов:

Прочие непроцессные сделки нас не интересуют (т.к. никаких этапов там нет). Типовая продажа - это тип сделок с фиксированным количеством этапов (изменять их нельзя, переход между этапами автоматический). Мы же остановимся на варианте с ручным переходом между этапами:

Настраиваем список этапов сделки (произвольно):

Ставим признак использования данного вида, для упрощения задачи не ставим необходимость фиксации первичного спроса (хранение информации о тех товарах, которые клиент хотел приобрести в сравнении с теми товарами, которые клиент приобрел) и обособленный учет товаров по сделке (обособленный учет себестоимости и прибыли по каждой сделке данного вида):

Т.е. по сделкам данного вида сначала нужно будет фиксировать первичный контакт (взаимодействие с партнером), потом выставлять коммерческое предложение, потом при необходимости его корректировать, потом согласовывать условия оплаты, отгрузки, сроки и т.п., а потом выполнять обязательства (мы - отгрузить, клиент - оплатить).

Теперь можем создавать уже сами сделки:

Обращаю ваше внимание, что сделка - это не документ, а справочник, она не фиксирует какие-либо хозяйственные операции, а является некой сквозной аналитикой.

На первой закладке указывается основная информация о сделке - наименование, клиент, соглашения, статус, вид. В группе полей Первичный интерес нам нужно выбрать канал рекламного воздействия (т.е. откуда мы узнали про сделку):

Для того, чтобы заполнить эти поля, необходимо сначала заполнить соответствующий справочник:

Создадим для примера один канал:

Заполняем первичный интерес в сделке (впоследствии можно будет в отчетах увидеть, например, валовую прибыль сделок в разрезе каналов рекламного воздействия, чтобы оценить эффективность рекламной кампании в разных СМИ):

На второй закладке можно указать сведения о прочих контрагентах, прямо или косвенно участвующих в сделке (например конкуренты):

Записываем сделку, появляется информация о текущем этапе:

Для перехода между этапами используем гиперссылку План процесса :

Для перехода на выбранный этап используем одноименную кнопку:

Коммерческое предложение формируем прямо на основании сделки:

Шапка документа заполнилась автоматически:

А вот данные о товарах в сделке отсутствуют, поэтому вводим их самостоятельно:

Проводим документ, отправляем контрагенту. Допустим, он его отклонил. Выставляем новый компред, в нем сделаем скидку:

Допустим, контрагенту новый компред понравился, переходим к этапу выполнения обязательств:

Создаем заказ клиента на основании коммерческого предложения:

На основании заказа создаем документ реализации:

Фиксируем статус сделки:

Также не забываем ее закрывать:

В верхней части карточки сделки расположена панель навигации. На второй закладке можем создать/посмотреть взаимодействия с партнером по данной сделке:

На следующей закладке отражаются все документы, заведенные по сделке:

На следующей видим полное окружение сделки - список партнеров и контактных лиц, принимающих прямое или косвенное участие (по данным закладки Участники ):

Теперь для построения красивой воронки сделаем пару новых сделок, но по ним зафиксируем проигрыш. Для начала нужно заполнить справочник Причины проигрыша сделок :

Создаем новую сделку и на одном из этапов устанавливаем статус Проиграна :

Выбираем причину и закрываем сделку:

Отражение дополнительных расходов по сделке

Теперь отразим доп. расходы по сделке. В качестве таковых возьмем консультации стороннего поставщика:

Для отражения расходов обязательно заполняем подразделение-получатель и выбираем статью расходов (сейчас внимание не заостряем на нюансах, про распределение расходов подробно будем говорить позднее):

Создадим новую статью расходов:

Заполняем основные моменты:

В качестве аналитики расходов в приходной накладной выбираем нашу выигранную сделку:

Формирование отчетов по сделкам

Теперь посмотрим финансовый результат по сделке:

В сформированном отчете видим цифры, которые никак не относятся к нашей сделке. Для того, чтобы их убрать, воспользуемся отбором:

Нам нужно добавить отбор по нашей сделке:

Теперь в отчете видим точный финансовый результат по сделке:

Также сформируем отчет по валовой прибыли и воронку продаж:

Отчет по валовой прибыли выглядит так:

В данном отчете наши доп.расходы не видны (сюда попадают только доп. расходы, которые относят на себестоимость товаров), поэтому в отчете Доходы и расходы прибыль более точная.

Воронка продаж выглядит следующим образом:

Для каждого этапа указано общее количество сделок, а также количество выигранных и проигранных сделок:

Иногда у организаций возникает необходимость купить или продать иностранную валюту. Ситуация может быть много. Например, вы импортируете или экспортируете товары, отправляете сотрудников в заграничные командировки, выплачиваете кредит в иностранной валюте и т. п.

Действующее законодательство обязывает организации производить переоценку валютных остатков в рубли по установленному курсу. В случае возникновения курсовой разницы в положительную для вас сторону, она отражается как прочий доход в БУ и как внереализационный доход в НУ. Сумма отрицательной разницы учитывается аналогично, только на расход.

В этой статье мы на примере рассмотрим, как в 1С 8.3 производятся валютные операции по конвертации и рассмотрим их проводки, а именно — покупку и продажу валюты.

Прежде, чем приступать к работе с валютой, необходимо произвести настройку программы.

В том случае, когда перевод между валютным и рублевым счетом занимает больше дня, вам будет нужно применять промежуточный 57 счет.

Из раздела «Главное» перейдите к .

В открывшемся окне найдите пункт под названием «Используется счет 57 «Переводы в пути» при перемещении денежных средств» и отметьте го флагом. Данную надстройку не обязательно включать.

Так же рекомендуется проверить установку еще одной надстройки. В меню «Администрирование» выберите пункт «Функциональность». В появившемся окне настройки откройте закладку «Расчеты» и проверьте, установлен ли флаг на пункте «Расчеты в валюте и у.е.». У нас он уже был установлен по умолчанию.

В разделе «Справочники» выберите пункт «Валюты».

Перед вами откроется список всех добавленных в программу валют с их курсами. В этой форме нажмите на кнопку «Загрузить курсы валют…».

Программа предложит вам выбрать те иностранные валюты, для которых нужно загрузить курсы. Отметьте их флажками и нажмите на кнопку «Загрузить и закрыть». По умолчанию берется текущая дата, но ее можно изменить.

Теперь можно приступать непосредственно к нашему примеру продажи и покупки валюты в 1С 8.3.

Продажа валюты

Списание иностранной валюты

Рассмотрим пример, когда нашей организации необходимо продать 7000$ Сбербанку за рубли. Первоначально в 1С создается платежное поручение и на его основании . Само платежное поручение мы рассматривать не будем, и сразу перейдем к оформлению списания, так как именно оно совершает необходимые проводки.

В качестве вида операции укажите «Прочие расчеты с контрагентами». Получателем в нашем случае является ПАО Сбербанк. С ним у нас уже заключен договор с расчетами в USD. Он выбирается в карточке данного документа. На рисунке ниже отображена карточка этого договора.

Так же в списание укажем счет учета 52 (Валютные счета) и счет расчетов 57.22 (Реализация иностранной валюты). Кроме этого необходимо указать вашу организацию и банковский счет.

Проведем документ и рассмотрим его проводки. Вы можете увидеть, что отразилось не только само списание, но и курсовые разницы.

В случае, если валюта изменила свою стоимость с момента последней валютной операции, в 1С добавится еще и проводка по расчету переоценки валютных остатков (если переоценка настроена).

Поступление на расчетный счет

После получения банком 7000$, он переведет нам ее в рублевом эквиваленте. В программе учитывается документом .

Поступление заполняется автоматически после выгрузки из клиент-банка. Все же, рекомендуется проверить заполненные реквизиты, особенно счет и сумму.

Движения данного документа отображены на рисунке ниже.

Покупка валюты

В случае покупки валюты в 1С 8.3 вам необходимо произвести те же самые действия, что и в предыдущем примере.

В этой ситуации списание будет иметь вид «Прочие расчеты с контрагентом». В проводках по покупке валюты вместо 57.22 будет 57.02 (Приобретение иностранной валюты). Поступление на р/с будет иметь вид «Приобретение иностранной валюты».

Сделка с ручным переходом по этапам используется в том случае, если на предприятии нет жесткого контроля выполнения каждого этапа процессов продажи. Этапы процессов продажи задаются произвольно, и выполнение каждого этапа контролируется самим менеджером. При этом, в отличие от сделки, которая управляется бизнес-процессом, автоматического перехода с одного этапа на другой не происходит, менеджер сам регистрирует процесс перехода на следующий этап оформления процесса продажи.

Для того чтобы использовать сделки с ручным переходом по этапам, будем использовать вид сделки Произвольная продажа. В виде сделки Произвольная продажа установлен тип сделки - Сделки с ручным переходом по этапам.

На странице Этапы продаж необходимо указать список этапов. При этом можно использовать список этапов, который зарегистрирован в программе для бизнес-процесса Типовая продажа, или добавить свои собственные этапы, которые используются в процессе продаж в конкретном торговом предприятии. Новые этапы предварительно регистрируются в справочнике Этапы процессов продаж (раздел Продажи). Для добавления нового этапа процесса продаж в форму вида сделки используется кнопка Добавить.

При оформлении новой сделки в ней необходимо указать вид сделки – Произвольная продажа. После записи сделки в ней появляется информация о первом этапе, на котором находится сделка. Если для сделки предусмотрена возможность регистрировать первичный спрос, то, также как и в сделке бизнес-процесса Типовая продажа, он должен быть зарегистрирован.

Порядок оформления операций, которые производятся в процессе работы со сделкой, аналогичен тому, который был описан в бизнес-процессе Типовая продажа. Однако переход между этапами осуществляется вручную с помощью стрелки перехода, указанной в форме сделки.

В отличие от бизнес-процесса Типовая продажа, в котором автоматически формировались задачи, менеджер должен формировать задания вручную. Для этого используется команда Создать на основании – Задание.

Также с помощью команды Создать на основании формируются документы в рамках сделки: Коммерческое предложение, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг и т. д.

С помощью команды Взаимодействия регистрируются все взаимодействия с клиентом, оформленные в рамках сделки.

При работе со сделкой с ручным переходом по этапам менеджер может пропустить очередной этап и перейти на другой произвольный этап оформления документов в рамках сделки вручную.

Для перехода на другой этап оформления сделки необходимо выполнить следующие действия:

• В карточке сделки нажать кнопку План процесса.
• В появившемся диалоговом окне Этапы процессов продаж установить курсор на тот этап процесса продаж, на который нужно перейти.
• Нажать кнопку Перейти на выбранный этап.
• Нажать кнопку Записать и закрыть.

После записи информации в форме сделки будет указан тот этап, на который перешли вручную.

Стрелки перехода позволяют произвольно перемещаться по этапам сделки. Работая со сделкой с ручным переходом по этапам, можно использовать все те возможности, что и при работе со сделкой, управляемой бизнес-процессом Типовая продажа. То есть точно так же можно фиксировать потенциальную сумму и вероятность сделки, регистрировать окружение сделки, просматривать список документов по сделке, просматривать информацию о результатах продажи по сделке.

Несмотря на то, что в процессе работы задается произвольный список этапов, по таким сделкам также производится анализ эффективности работы по сделкам с использованием различных отчетов (отчеты раздела Продажи).

Закрытие сделки с ручным переходом по этапам может быть выполнено на любом этапе работы со сделкой. Менеджер сам определяет тот статус, который нужно установить в сделке: зафиксировать выигрыш по сделке или установить, что сделка проиграна.

Если в сделке был зарегистрирован первичный спрос клиента, то в случае выигрыша сделки необходимо вручную на странице Первичный спрос зарегистрировать процент удовлетворения первичного спроса.

Если первичный спрос клиента удовлетворен полностью, то устанавливается процент удовлетворения 100 %.

Если первичный спрос клиента удовлетворен частично, то устанавливается тот процент, на который, по мнению менеджера, удовлетворен первичный спрос клиента, и указывается причина, по которой этот спрос был удовлетворен не полностью. Список причин неудовлетворения спроса предварительно заполняется в справочнике Причины неудовлетворения первичного спроса (раздел Продажи - Настройки и справочники).

После установки статуса сделки и регистрации удовлетворения первичного спроса менеджер устанавливает флажок Закрыта и закрывает сделку.

Вид сделки

Справочник Виды сделок предназначен для хранения всех видов сделок, которые имеют возможность использоваться в торговом предприятии для управления процессами продаж. В программе допустимо добавлять любое количество видов сделок.
Для каждого вида сделки выбирается тип сделки, согласно с которым определяют те процессы продаж, которые имеют возможность быть зарегистрированы в границах этой сделки. В программе имеют возможность быть применены такие типы сделок.

* Иные непроцессные сделки. Управление сделками не выполняется, перечень шагов для такой сделки не составляется, отследить на каком шаге располагается сделка запрещено, допустимо управлять лишь статусами сделки.
Такая сделка имеет возможность служить просто своеобразной папкой для хранения всех документов, зарегистрированных в границах сделки, взаимодействий по сделке, окружения сделки и т.д. Сделки этого типа обычно применяются для долгосрочных проектов.
* Сделки с ручным переходом по этапам. Перечень шагов процессов продаж регистрируется пользователем, предоставляется возможность управлять продвижением по этапам процессов продаж "руками", указывая каждый раз, на какой этап перешла работа со сделкой
* Типовая продажа. Тип сделки задается названием того бизнес-процесса, при помощи которого выполняется ее управление. Переход по этапам жестко задается логикой бизнес-процесса Типовая продажа, который включен в поставку.

Информация о виде сделки добавляется во время оформления вновь созданной сделки с заказчиком. Согласно с заданным видом сделки (а точнее согласно с тем типом сделки, который определен для этого вида) будет выполняться управление процессами продаж в границах оформленной сделки.

Примечание. Бизнес-механизм Типовая продажа есть примером бизнес-процесса. Если нужно в конфигурацию допустимо внести прочие бизнес-процессы. Правка и внесение новых бизнес-процессов имеет возможность выполняться в варианте конфигурирования лишь специалистами, имеющими нужную квалификацию.

Совет. Сделки с заданием шагов продаж применяются во время формирования воронки продаж. Применение сделок подобных типов разрешает контролировать работу с заказчиком на предварительном шаге (до регистрирования документов) и определять эффективность работы менеджеров. К примеру, сколько клиентов обратилось в компанию и сколько из них менеджер не смог довести до регистрирования реальной продажи. В последствии данную информацию допустимо увидеть в отчете Сравнительный анализ параметров работы менеджеров.

Какой тип сделки требуется указать, если механизм продаж по сделкам этого вида не контролируется?

В поле Тип сделки оставьте то содержимое, которое установилось по умолчанию при заполнении вновь созданной сделки - Иные непроцессные сделки.

Такой вид сделки используется для тех сделок, механизм продаж по которым выполняется произвольно, без разбиения и контроля каждого шага продаж. По сделкам подобного вида Вы сможете контролировать перечень документов, зарегистрированных в границах сделки, подвергать анализу эффективность проведения сделки, однако не сможете контролировать и управлять процессом продажи в границах сделки.

Какой тип сделки требуется указать, если управление процессом продаж по сделке выполняется руками?

* В поле Тип сделки укажите Сделки с ручным переходом по этапам.
* На странице Шаги процесса заполните перечень тех шагов, по которым требуется контролировать процессы продаж. Во время заполнения перечня применяется информация из справочника Шаги процессов продаж. В данном справочнике хранится перечень предопределенных шагов, если нужно в данный перечень допустимо внести любые прочие шаги.

Способ следования шагов задается тем порядком, который задан в справочнике Шаги процессов продаж. Переход промеж этапами выполняется руками. В то же время не нужно соблюдения жесткой последовательности фиксации шагов, произвольный из шагов имеет возможность быть пропущен.

Какой тип сделки надо определить, если механизм продаж по сделке обязан быть жестко регламентирован в соответствии с бизнес-процессом?

В виде типа сделки задается тот бизнес-механизм, который управляет процессом продаж по сделке. В качестве примера бизнес-процесса управления сделками в программе реализован бизнес-механизм "Типовая продажа".

После определения в типе сделки бизнес-процесса на панели "Шаги процесса" автоматом заносится перечень шагов согласно с этапами бизнес-процесса, отредактировать данный перечень шагов процесса запрещено. Механизм управления сделкой выполняется в точном соответствии с заданными этапами с автоматическим формированием задач пользователям (если это предусматривается бизнес-процессом).

В каком случае требуется задавать признак Применение разрешено?

Признак Применение разрешено определяется у тех видов сделок, которые допустимо применять для создания новых сделок. Если признак не выставлен, то создавать новые сделки этого вида будет невозможно.
Содержимое признака имеет возможность быть отредактировано в произвольный миг.

Пример. В торговом предприятии был разработан новый бизнес-механизм продаж, который обязан заменить старый бизнес-механизм продаж. У вида сделки, который использует старый механизм продаж признак Применение продаж убирается. Добавляется новый вид сделки с заданием нового бизнес-процесса продаж. В то же время те сделки, которые были зарегистрированы в границах вида сделки с заданием старого бизнес-процесса управляются старым бизнес-процессом, а новые сделки регистрируются с применением нового бизнес-процесса продаж.

Допустимо ли внести к виду сделки подробную инструкцию?

Детальная инструкция имеет возможность быть разработана в качестве внешнего файла и присоединена к частному виду сделки. В то же время применяется стандартный алгоритм работы с файлами.

* В форме вида сделки в панели навигации формы укажите пункт Присоединенные файлы.
* В появившемся перечне кликните на кнопку Внести.
* Из перечня файлов укажите нужный файл на диске, в котором хранится инструкция.
* В появившейся карточке файла в поле Описание напишите название файла.
* Кликните на кнопку Зафиксировать и закрыть.
* Инструкция будет добавлена в перечень файлов.
* Информацию в данном файле допустимо изменять, применяя те возможности работы с файлами, которые предоставляет 1С:Предприятие.

В каком случае требуется задавать признак Фиксировать первичный интерес?

Признак Фиксировать первичный интерес определяется у тех видов сделок, в которых требуется задавать информацию о тех товарах, которые хочет приобрести клиент и в последствии отмечать степень удовлетворенности первичного спроса клиента. Это даст провести анализ список тех товаров, которые чаще всего спрашивают клиенты и провести анализ по какой причине первичный спрос клиента не был удовлетворен.

Во время задания этого флажка в сделке заданного вида будет выводиться вспомогательная страница Первичный интерес, на которой заполняется информация о первичном спросе клиента (наменование товара, ожидаемая сумма продажи).

Обратите внимание. Признак Фиксировать первичный интерес в качестве сделки имеет возможность быть выставлен лишь когда в в разделе Администрирование/Продажи выставлен флажок Фиксировать первичный спрос.

В каких ситуациях нужно задавать признак ведения обособленного учета товаров по сделке?

Признак Отдельный учет товаров по сделке определяется в тех ситуациях, если требуется учитывать себестоимость запасов и прибыль раздельно по каждой конкретной сделке. Это содержимое будет применяться как содержимое по умолчанию во время оформления конкретной сделки этого вида.

Обратите внимание. Признак Отдельный учет товаров по сделке в качестве сделки имеет возможность быть выставлен лишь в том случае, если в разделе Администрирование/Финансы выставлены флажки Отдельный учет и По сделкам.